Introducción.     

Para iniciar este tutorial, responderé a la pregunta que me han hecho algunos usuarios respecto a la protección del trabajo realizado en nuestras hojas de cálculo, específicamente sobre cómo desarrollar una fórmula en Excel que haga justo lo que queremos y evite ser borrada accidentalmente por un usuario, sobre todo cuando se comparten los trabajos con múltiples colaboradores.

Incluso hay quienes son celosos de su trabajo o, por motivos meramente profesionales, no quieren mostrar las fórmulas ni cómo llegaron a tal o cual resultado, independientemente de cuáles sean sus razones hay una sencilla forma de hacerlo.

Otra situación común, sobre todo para los autodidactas, es cuando encuentras un libro de trabajo que tiene exactamente el cálculo que necesitas, pero no puedes ver la fórmula. En este tutorial, les explicaré brevemente cómo proteger la hoja o, en este caso, cómo desprotegerla cuando se conoce la contraseña.

Protegiendo la Hoja de Excel: Métodos Avanzados de Seguridad.

En el artículo anterior Actualizador Dinámico de Impuestos. Parte 2: Método Alternativo, al final les comentaba de la necesidad de proteger la hoja, ya que, por diversos motivos, tales como cuando somos principiantes en Excel, nos cuesta trabajo llegar a un resultado y tememos que accidentalmente sea eliminado. Esto incluso sucede para quienes son versados en la hoja de cálculo, ya que en ocasiones los factores ambientales contribuyen a nuestra "inspiración".

También mencionaba que a veces se escribe una fórmula para comprobación de resultados, incluso una simple suma, pero si esta se escribe en una celda que hace un cálculo, sino es que vital, necesario para el funcionamiento de esta, se puede arruinar el trabajo, sobre todo porque la memoria es frágil.

Es por eso que en este tutorial vamos a mostrar los tipos de protección que existe en Excel y cómo implementarlos. Para ello tomaré como base el archivo del ejercicio del artículo anterior. Tenemos varios métodos de protección de celdas:

Métodos Básicos de Protección:

·      Bloqueada: Cuando seleccionamos bloqueada, una vez que protegemos la hoja de Excel esta se puede seleccionar o no, depende la configuración dada. Nos puede mostrar la fórmula, pero no se puede borrar.

·       Oculta: Cuando seleccionamos oculta, depende la configuración dada, se puede seleccionar, pero no se ve el contenido de la celda en la barra de fórmulas.

Métodos Adicionales de Protección:

·      Validación de Datos: Permite restringir el tipo de información que se puede ingresar en una celda.

·       Protección a Nivel Libro: Ofrece una capa adicional de seguridad protegiendo la estructura completa del libro.

·       Rangos con Permiso: Permite asignar permisos específicos a diferentes usuarios para distintos rangos de celdas.

Acceso al Formato de Celdas

Donde se encuentra esta opción es en la opción de Formato de celdas, mismo que podemos acceder de las siguientes maneras:

·       Clic con el botón secundario en cualquier celda (preferentemente en la o las que queramos ocultar).

·      Podemos utilizar el atajo de teclado CTRL + 1.

·      Podemos dar clic en el Iniciador de cuadro de diálogo de la barra de herramientas ubicada en Inicio -> Alineación.

·      O bien Inicio -> Celdas -> Formato.

Después solo damos clic en Formato de celdas.

·      Con cualquiera de los métodos anteriores podemos ver el Formato de celdas.

Aplicando la protección de datos a nuestras hojas de Excel: Paso a paso.

Configuración Inicial.

    Para este ejercicio vamos a aplicar la protección de celdas referente al Bloqueo de las mismas, pero para que ello funcione tenemos que aplicar la protección a nivel libro sino no funcionará.

De la misma forma para efectos de ver el funcionamiento vamos a aplicar la protección de celda Oculta para ver que es lo que sucede, pero no te preocupes, en el ejercicio aplicaré esta donde haya texto y la contraseña va a ser simplemente Enter.

Sin más preámbulos demos usemos el atajo de teclado CTRL + 1 para abrir el Formato de celdas, nos dirigimos a la pestaña Proteger. Como se puede observar por default esta la opción Bloqueada.

Así que si deseamos proteger nuestra hoja para efectos de que el usuario pueda capturar información hay que deseleccionar la casilla de Bloqueada, para que podamos poner los datos requeridos.

·      En la hoja Actualizar rango I7:I8 así como la celda I10 vamos a deshabilitar la casilla de bloqueada.

·      Ahora para efectos demostrativos vamos a seleccionar los rangos E18:E19 y E25:E26 de nuestra hoja Actualizar para seleccionar Oculta.

·      Ahora para ver como funciona nos dirigimos al menú Inicio -> Celdas -> Formato.

Después seleccionamos Proteger hoja...

Configurando la Protección.

·      Nos mostrará el menú Proteger hoja.

-       Nos pide la Contraseña para desproteger la hoja, aquí la deje en blanco para que el usuario la pueda desproteger después, pero el usuario es libre de poner la que mejor se adecue a sus necesidades.

-       Por default esta seleccionada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas. La dejamos como esta.

-       Después tenemos las opciones referentes a Permitir a los Usuarios de esta hoja de cálculo: Usualmente se dejan los valores por default Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. Que es donde mencionaba en Modelos básicos de protección que se selecciona la opción de seleccionar o no.

-       Como podemos ver, si seleccionas cualesquiera de las otras opciones en Permitir a los usuarios de esta hoja, le darías diferentes niveles de privilegios al usuario. El menú completo de permisos incluye:

o  Seleccionar celdas bloqueadas: Permite al usuario seleccionar, pero no modificar, celdas protegidas.

o  Seleccionar celdas desbloqueadas: Permite seleccionar y modificar celdas que no están protegidas.

o  Formato de celdas: Habilita cambios en el formato visual (color, fuente, bordes, etc.)

o  Formato de columnas: Permite modificar el ancho y formato general de columnas.

o  Formato de filas: Habilita cambios en el alto y formato general de filas.

o  Insertar columnas: Permite agregar nuevas columnas en la hoja.

o  Insertar filas: Permite insertar nuevas filas.

o  Insertar hipervínculos: Habilita la creación de enlaces dentro de la hoja.

o  Eliminar columnas: Permite borrar columnas completas.

o  Eliminar filas: Habilita la eliminación de filas enteras.

o  Ordenar: Permite reorganizar datos de forma ascendente o descendente.

o  Usar filtros automáticos: Habilita el uso de filtros para analizar datos.

o  Usar tablas dinámicas: Permite crear y modificar tablas dinámicas existentes.

o  Editar objetos: Permite modificar gráficos, formas, imágenes y otros objetos insertados.

o  Editar escenarios: Habilita la modificación de escenarios si existen en la hoja.

Es importante seleccionar cuidadosamente estos permisos según el nivel de acceso que queramos dar a nuestros usuarios. Por ejemplo, si estamos creando una plantilla de captura, podríamos habilitar solo Seleccionar celdas desbloqueadas y Usar filtros automáticos, manteniendo el resto de la hoja protegida para garantizar la integridad de nuestras fórmulas y estructura.

Verificación y Resultados de la Protección de Celdas en Excel: Pruebas Prácticas.

         Para ver los resultados de la protección de celdas vamos a ir a la hoja Actualizar donde realizaremos las siguientes pruebas para confirmar el funcionamiento:

Pruebas de Funcionalidad:

1. En la celda I7 cambiamos la fecha. Como se puede observar (y aquí no es necesario anexar impresión de pantalla) se comporta de manera habitual. El mismo comportamiento se replica en las celdas I8 así como I10, confirmando que las celdas desbloqueadas funcionan correctamente.
2. Ahora, en las celdas del Rango I11:I13 intentemos modificar algún dato. ¿Qué es lo que sucede? ¿Obtuviste una pantalla como la anexa a continuación?

Como podemos observar, la celda o gráfico está protegida, por lo que si deseamos realizar algún cambio es necesario desproteger la hoja. Este es el comportamiento esperado para celdas bloqueadas.

1. Probemos ahora con cualquiera de los rangos (E18:E19 o bien E25:E26) donde seleccionamos que deseábamos que la información de la celda esté oculta.

Como podemos observar en la barra de fórmulas, esta se encuentra vacía. Y no es que no haya valor alguno, sino que simplemente está Oculto, cumpliendo así con la configuración establecida.

Implementación Práctica y Recomendaciones:

Como podemos ver, de una manera muy sencilla y práctica puedes proteger tus libros, así como las celdas con tus fórmulas. No solo podemos ocultar, sino también bloquear el contenido para proteger nuestro trabajo, asegurando así el correcto funcionamiento de nuestro libro y/o papeles de trabajo electrónicos, su integridad y evitando errores humanos.

Para efectos de práctica y para reforzar el conocimiento adquirido, vamos a realizar las siguientes configuraciones en cada hoja:

INPC:

-       Seleccionar el rango B9:M508 y desbloquear la casilla bloqueada para permitir la escritura.

-       El resto quedará protegido por default.

-       Este rango proporciona un margen de 500 años, más que suficiente para actualizaciones futuras de INPC.

-       La actualización será necesaria conforme se publiquen nuevos índices

Recargos:

-       Proceder similar a la hoja del INPC.

-       Importante: La columna A tanto en la hoja INPC como RECARGOS contiene la fórmula SECUENCIA que capturará automáticamente el año al introducir el primer valor en la celda adyacente correspondiente.

-       Esta automatización facilita el manejo de datos y reduce errores de captura.

Bonus Recargos:

-       Al estar completamente formulada, se recomienda simplemente proteger la hoja.

-       Todas las celdas quedarán bloqueadas por default.

-       Esto asegura la integridad de las fórmulas y previene modificaciones accidentales.

Conclusiones.

         Como hemos podido ver, el procedimiento para proteger nuestras celdas y libros de trabajo en Excel es muy directo y fácil de ejecutar. Sin embargo, para ser honestos, no es el método más seguro o integral que existe; y aunque mucha gente suele referirse a Excel como una "base de datos" por su capacidad de almacenar información en tablas, técnicamente no lo es. Si manejas información sensible o requieres un verdadero sistema de gestión de datos con seguridad robusta, necesitarás migrar a una solución más profesional como SQL.

Pero para proteger el trabajo de errores humanos o accidentes cotidianos, Excel cumple cabalmente el objetivo, ya que de manera sencilla podemos agregar una capa de seguridad básica a nuestras hojas de cálculo.

No olvides que si deseas conocer más acerca de otros métodos de protección utilizados en Excel y quieres que profundicemos en ellos, como los vistos en los métodos adicionales de protección, con gusto lo podemos desarrollar en próximos artículos. Aquí dejo el link de descarga del ejercicio protegido para que puedas practicar y veas los resultados finales del ejercicio.

¿Te resultó útil este tutorial? No olvides compartirlo y dejar tus comentarios sobre qué otros temas de Excel te gustaría que exploráramos.