Cambias un subtotal en el archivo de IVA del cliente y el IVA de la factura no se mueve: la fórmula está bien, pero abriste antes un papel de trabajo guardado en cálculo Manual y Excel se quedó en ese modo de cálculo manual para todo lo que abriste después. Aquí lo reproduces con dos archivos de ejercicio, con datos ficticios, y lo corriges.

Probado en: Excel en español (Microsoft 365). Las fórmulas van en español; en Excel en inglés, REDONDEAR es ROUND.

El caso: un libro de bancos en Manual y el IVA de un cliente

Son dos libros. Bancos es un auxiliar de ocho movimientos guardado en cálculo Manual, como suele dejarse un archivo pesado para que no se ponga lento. IVA trae ocho facturas emitidas de octubre, ficticias, y está guardado en Automático.

En el libro del IVA, el IVA de cada factura es =REDONDEAR(C12*$C$8,2), con la tasa de 16 % en C8. El mes suma 215,371.45 de subtotal, 34,459.43 de IVA trasladado y 249,830.88 de total. Con 12,480.00 de IVA acreditable, el IVA a cargo es 21,979.43.

Paso 1: abre primero el libro guardado en Manual

Cierra Excel y abre el libro de bancos. Despliega Fórmulas → Opciones para el cálculo: Manual está marcado, y «Formato de valores obsoletos» también.

Libro de bancos con el menú Opciones para el cálculo abierto y Manual marcado / Bank workbook with the Calculation Options menu open and Manual checked

Paso 2: abre el libro del IVA y cambia un subtotal

Abre después el libro del IVA. D12 da 2,960.00, D20 da 34,459.43 y E25 da 21,979.43. Los importes de las columnas D y E salen tachados: es el formato de valores obsoletos de Excel 365, que marca lo que Excel no ha recalculado. Si tu Excel no tacha los importes, la señal es la misma: no se mueven.

Libro del IVA con C12 en 18,500.00, IVA de 2,960.00 y los importes tachados / VAT workbook with C12 at 18,500.00, VAT of 2,960.00 and the amounts struck through

Escribe 28,500.00 en C12. D12 debería dar 4,560.00, pero sigue en 2,960.00; D20 sigue en 34,459.43 y el IVA a cargo en 21,979.43.

Libro del IVA con C12 en 28,500.00 y D12 todavía en 2,960.00, sin recalcular / VAT workbook with C12 at 28,500.00 and D12 still at 2,960.00, not recalculated

No hay mensaje de error. El IVA a cargo queda 1,600.00 por debajo de lo correcto, y la fórmula de D12 no tiene nada de malo.

Paso 3: mira qué modo tiene el libro del IVA

Despliega otra vez Fórmulas → Opciones para el cálculo. El libro del IVA se guardó en Automático y el menú marca Manual.

Libro del IVA guardado en Automático con el menú de cálculo marcando Manual / VAT workbook saved as Automatic with the calculation menu set to Manual

Microsoft documenta la regla: todos los libros abiertos usan el mismo modo de cálculo. El primero que abres fija el modo con el que se guardó, y los que abres después lo adoptan sin importar el suyo.

Paso 4: recalcula con F9

Pulsa F9. D12 da 4,560.00, D20 da 36,059.43, el total del mes sube a 261,430.88 y el IVA a cargo a 23,579.43.

Libro del IVA tras pulsar F9: D12 en 4,560.00 y el IVA a cargo en 23,579.43 / VAT workbook after pressing F9: D12 at 4,560.00 and the VAT payable at 23,579.43

F9 corrige las cifras de ahora, no el modo: la siguiente vez que cambies un dato pasa lo mismo.

Paso 5: elige Automático y guarda los dos libros

Elige Fórmulas → Opciones para el cálculo → Automático. Con Automático marcado, el formato de valores obsoletos queda inactivo.

Menú Opciones para el cálculo con Automático marcado y el formato de valores obsoletos inactivo / Calculation Options menu with Automatic checked and the stale-values format inactive

Devuelve C12 a 18,500.00: D12 vuelve a 2,960.00, D20 a 34,459.43 y E25 a 21,979.43 al instante.

Libro del IVA con C12 de vuelta en 18,500.00 y los importes recalculados sin tachar / VAT workbook with C12 back at 18,500.00 and the amounts recalculated without strikethrough

Guarda el libro del IVA. Excel guarda el modo vigente al momento de guardar: si lo guardas mientras Excel está en Manual, el libro queda en Manual y el problema pasa a quien lo abra primero. Haz lo mismo con el libro de bancos: cámbialo a Automático y guárdalo.

Libro de bancos guardado en Automático con el menú de cálculo marcando Automático / Bank workbook saved as Automatic with the calculation menu set to Automatic

Causa, cómo reconocerla y cómo arreglarla

Causa Cómo reconocerla Cómo arreglarla
Un libro guardado en Manual se abrió primero Cambiar un dato no mueve las fórmulas, los importes salen tachados y Opciones para el cálculo marca Manual aunque el libro se guardó en Automático Elegir Automático y guardar cada libro
Se guardó un libro mientras Excel estaba en Manual El libro vuelve a abrir en Manual Abrirlo solo, elegir Automático y guardarlo

Infografía: el primer libro que abres fija el modo de cálculo y Manual tacha los importes del IVA / Infographic: the first workbook you open sets the calculation mode and Manual strikes through the VAT amounts

Verifica antes de usarlo

El ejercicio usa 16 % como tasa del IVA: es la tasa general del artículo 1 de la Ley del IVA. Verifica lo vigente: la copia de la Cámara de Diputados que se consultó marca como última reforma el DOF del 12-11-2021, y cada operación tiene su tasa. El IVA a cargo del ejercicio es una resta simple entre trasladado y acreditable; la determinación real tiene más partidas.

Límites

  • Manual es una decisión legítima para un libro pesado. El problema es que el modo viaja con el primer libro que abres.
  • Con el orden inverso, primero el IVA y luego bancos, los dos libros usan Automático según la documentación de Microsoft; este ejercicio no lo muestra.
  • Una macro que cambia a Manual y no lo regresa deja el modo así, como también documenta Microsoft.
  • El menú trae además la opción «Parcial»; esta pieza no la prueba.

Descarga los papeles de trabajo aquí: el de bancos, guardado en Manual, y el del IVA, guardado en Automático. Si quieres este control armado para tu despacho, platiquemos.