Una factura de $5,800.00 contra una póliza de $5,800.50 no es un error: es una tolerancia que tienes que decidir tú. Al conciliar los CFDI del mes contra el auxiliar, ni marcar todo como diferencia ni ignorarlo sirve.

Esta es la pieza 7 de 8 de «LET en el despacho». Cada una resuelve un trabajo distinto de despacho con la misma función de Excel 365.

Qué se concilia: el total del CFDI contra lo que registró la póliza

En la contabilidad electrónica, la póliza registra el UUID del CFDI que la respalda (36 caracteres), el RFC del tercero y el monto total del CFDI, con IVA (Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal). Ese UUID es la llave de la conciliación: se compara el total de cada CFDI contra lo que el auxiliar registró con ese mismo UUID.

La tolerancia con la que das por buena una diferencia entre el CFDI y el auxiliar es otra cosa. El Anexo 20 permite un rango de variación por redondeo dentro del propio CFDI, pero ninguna de las fuentes consultadas fija una cifra para conciliar contra la contabilidad. Es un criterio del despacho: defínelo por escrito. Verifica lo vigente en los anexos antes de usarlo con un cliente.

Infografía con capturas de Excel: datos, fórmula LET, frontera de 1.00, diferencia acumulada y partidas sin CFDI / Infographic with Excel captures: data, LET formula, the 1.00 boundary, accumulated difference and entries without CFDI

El papel de trabajo: CFDI del mes y auxiliar

El ejercicio parte de datos ficticios. tblCFDI trae siete comprobantes del mes con su UUID, fecha, RFC emisor, total con IVA y estatus. tblAuxiliar trae siete partidas con su póliza, el UUID al que se registraron y el importe.

Dos detalles hacen la conciliación menos obvia de lo que parece: un CFDI puede estar repartido en varias pólizas (el UUID terminado en 0007 está en P-0105 por 10,000.00 y en P-0106 por 7,400.00, que suman los 17,400.00 del CFDI) y una partida puede traer un UUID que no está entre los CFDI del mes.

Hoja Datos con la tabla de CFDI del mes y la de partidas del auxiliar, con un UUID repetido en dos partidas / Data sheet with the monthly CFDI table and the ledger entries table, with one UUID repeated in two entries

Conciliar CFDI contra auxiliar con LET

Una sola fórmula por CFDI hace todo el trabajo. Dentro de LET cada dato recibe un nombre: reg es lo que el auxiliar registró con ese UUID, n es cuántas partidas tiene y dif es la diferencia ya redondeada a centavos:

=LET(u,A12,est,B12,tot,C12,
reg,SUMAR.SI.CONJUNTO(tblAuxiliar[Importe],tblAuxiliar[UUID],u),
n,CONTAR.SI.CONJUNTO(tblAuxiliar[UUID],u),
dif,REDONDEAR(reg-tot,2),
SI(est="Cancelado",SI(n=0,"OK","Revisar"),
SI(n=0,"Revisar",SI(ABS(dif)<=$B$7,"OK","Revisar"))))

(En Excel en inglés: SUMIFS, COUNTIFS, ROUND, IF y ABS. LET se llama igual.)

Las reglas que codifica son tres:

  • Un CFDI vigente es OK si tiene partidas y la diferencia absoluta no pasa de la tolerancia.
  • Un CFDI vigente sin partidas, o con una diferencia mayor, es Revisar.
  • Un CFDI cancelado es OK solo si no tiene ninguna partida; si la tiene, es Revisar.

La tolerancia vive en una sola celda (B7, con 1.00). Cambiarla recalcula todo.

Hoja Calculo con la fórmula LET en D12, la tolerancia de 1.00 en B7 y el resultado OK o Revisar de cada CFDI / Calculation sheet with the LET formula in D12, the 1.00 tolerance in B7 and the OK or Review result for each CFDI

Con la tolerancia de 1.00 el resultado de los siete CFDI es:

  • 11,600.00 contra 11,600.00: diferencia 0.00, OK.
  • 5,800.00 contra 5,800.50: diferencia 0.50, OK.
  • 23,200.00 contra 23,201.00: diferencia 1.00, OK.
  • 8,120.00 contra 8,121.01: diferencia 1.01, Revisar.
  • 4,640.00 sin ninguna partida: Revisar.
  • 6,960.00, cancelado y sin partidas: OK.
  • 17,400.00 contra 10,000.00 + 7,400.00: diferencia 0.00, OK.

Cinco quedan en OK y dos en Revisar. La columna G muestra qué diría la conciliación con tolerancia 0: los tres casos con centavos de diferencia irían a Revisar junto con la factura sin póliza.

La frontera: 1.00 pasa y 1.01 no

El comparador es <=, así que una diferencia exactamente igual a la tolerancia pasa. Y como dif ya viene redondeada a centavos con REDONDEAR(reg-tot,2), la comparación se hace entre centavos, no entre decimales sobrantes. Con 23,201.00 contra 23,200.00 el resultado es OK:

Hoja Calculo con una diferencia de 1.00 que da OK en D14, igual a la tolerancia / Calculation sheet where a 1.00 difference gives OK in D14, equal to the tolerance

Un centavo más, 8,121.01 contra 8,120.00, ya pasa a revisión:

Hoja Calculo con una diferencia de 1.01 que da Revisar en D15 / Calculation sheet where a 1.01 difference gives Review in D15

Si tu despacho prefiere que la diferencia igual a la tolerancia también se revise, cambia <= por <. Es una decisión de criterio, no de Excel.

Un control: lo que la tolerancia dejó pasar

La tolerancia se aplica por documento, y eso tiene un costo: cada partida pasa sola, pero juntas pueden dejar una diferencia que nadie explicó. El control de la celda F20 suma las diferencias de las partidas marcadas OK:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(F12:F18,D12:D18,"OK")

(En Excel en inglés: SUMIFS.)

Aquí son 0.50 y 1.00: 1.50 que ninguna partida individual hizo notar. Con cien facturas el mismo criterio puede acumular una cantidad que ya no sea de redondeo.

Hoja Calculo con la diferencia acumulada de las partidas marcadas OK en F20: 1.50 / Calculation sheet with the accumulated difference of the items marked OK in F20: 1.50

El sentido contrario: partidas del auxiliar sin CFDI

Conciliar solo desde el CFDI deja fuera un caso: una partida que trae un UUID que no está entre los comprobantes. El bloque B recorre el auxiliar y busca cada UUID en tblCFDI:

=LET(u,A26,pos,COINCIDIRX(u,tblCFDI[UUID]),
SI(ESNUMERO(pos),SI(INDICE(tblCFDI[Estatus],pos)="Cancelado","Revisar","OK"),"Revisar"))

(En Excel en inglés: XMATCH, IF, ISNUMBER e INDEX. LET se llama igual.)

pos es la posición del UUID en la tabla de CFDI; si no existe, COINCIDIRX devuelve un error y ESNUMERO lo convierte en FALSO. También marca Revisar una partida cuyo CFDI está cancelado. De las siete partidas, seis quedan en OK y una, P-0107, en Revisar:

Hoja Calculo con la fórmula LET del bloque B en D26 y la partida P-0107, sin CFDI, marcada Revisar / Calculation sheet with the block B LET formula in D26 and entry P-0107, with no CFDI, marked Review

Para reconstruirlo

  1. Convierte los datos en dos tablas con CTRL + T y llámalas tblCFDI (UUID, Fecha, RFC emisor, Total, Estatus) y tblAuxiliar (Póliza, UUID, Importe).
  2. En la hoja de cálculo, escribe la tolerancia en B7 y enlaza UUID, estatus y total de cada CFDI a las columnas A, B y C de la fila 12 y siguientes.
  3. Escribe la fórmula LET en la columna D y cópiala hacia abajo.
  4. Agrega las columnas de apoyo para ver el porqué de cada resultado: lo registrado en E, la diferencia en F y el resultado con tolerancia 0 en G:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblAuxiliar[Importe],tblAuxiliar[UUID],A12)
=SI(B12="Cancelado",E12,REDONDEAR(E12-C12,2))
=SI(F12=0,"OK","Revisar")

(En Excel en inglés: SUMIFS, IF y ROUND.)

  1. Escribe el control de F20 y el bloque B para el sentido contrario.

Limitaciones

  • Compara el total del CFDI con IVA contra el importe registrado; no concilia subtotal e IVA por separado, ni complementos de pago, ni moneda extranjera.
  • El estatus (Vigente o Cancelado) se captura; la hoja no lo consulta ante el SAT.
  • La coincidencia es solo por UUID: no revisa RFC ni fecha.
  • Un UUID con un espacio de más o de menos no coincide, aunque se vea igual.
  • El control de F20 suma las diferencias con su signo, así que una diferencia a favor y otra en contra se compensan. Si tu criterio lo pide, súmalas en valor absoluto.
  • La tolerancia es un criterio del despacho, no un monto fijado por una disposición.
  • Los datos son ficticios y el método requiere Excel 365.

Conclusión

Una diferencia de centavos no siempre es un error, pero tampoco se ignora: se decide con una tolerancia escrita, se aplica por documento y se vigila también en conjunto. Con LET cada CFDI se resuelve con una fórmula que dice OK o Revisar, y un segundo bloque revisa el auxiliar en sentido contrario.

Descarga el papel de trabajo con los siete CFDI aquí. Si quieres esta conciliación armada para tu despacho, platiquemos.